Online boekhoudpakketten als Factuurshop en Yuki worden door steeds meer ZZP'ers, freelancers en het MKB gebruikt. Om meer inzicht te geven in de mogelijkheden en kosten hebben we voor u onderstaande tabel samengesteld. Hier vergelijkt u eenvoudig de (on)mogelijkheden en kosten van beide aanbieders.
| Aantal sterren op basis van ondersteunende mogelijkheden uit deze tabel | Yuki | Factuurshop | FactuurSturen | e-Boekhouden.nl |
| SSL Beveiliging / IPv6 Ready | ||||
| Onbeperkt aantal klanten | ||||
| Onbeperkt aantal facturen | ||||
| Offerte module | ||||
| Online accorderen offertes | ||||
| SEPA incasso | ||||
| Bankafschriften import | ||||
| Verzamelbetaling export | ||||
| Periodieke facturen | ||||
| Ingekomen facturen | ||||
| Scan en Herken | € 0,09 | |||
| Bijlagen toevoegen | ||||
| iDeal | ||||
| PayPal / Creditcard | ||||
| Versturen via afdrukcentrale | ||||
| Eigen briefpapier | ||||
| API beschikbaar | ||||
| Integratie Cloudopslag | ||||
| Andere talen | ||||
| Vreemde valuta | + € 10 p/mnd | |||
| Mobiele interface / App | ||||
| Voorraadbeheer | ||||
| Urenregistratie | tegen meerprijs | |||
| E-facturatie via Peppol | ||||
| Km-/ritregistratie | ||||
| Meerdere gebruikers | ||||
| Prijs / Kosten | vanaf € 25 p/mnd | € 40 p/jaar | € 0,65 p/document tot max. € 14,95 p/mnd | € 9,95 - 24 p/mnd |
Veel van de genoemde aanbieders bieden alleen de mogelijkheid om te factureren. Sommige zijn (bijna) complete administratiepakketten of boekhoudpakketten. Het verschil zit hem vaak in de rapportage en het kunnen verwerken van afschrijvingen. Een boekhoudprogramma of administratieprogramma is een stuk uitgebreider maar ook ingewikkelder in gebruik. Daarbij zijn de kosten voor een boekhoudpakket een stuk hoger. Voor kleine ondernemers, ZZP'ers en freelancers is een facturatieprogramma vaak meer dan voldoende.
Hieronder vind je een lijst met de belangrijkste functies en mogelijkheden die bovengenoemde aanbieders wel/niet ondersteunen (zie bovenstaande tabel)
Hoewel vrijwel alle aanbieders onbeperkt aantal debiteuren/klanten toestaan zijn er aanbieders die hier maandelijks extra kosten voor in rekening brengen.
sommige aanbieders hebben een limitatie op het aantal facturen wat maandelijks verzonden mag worden. Wil je meer verzenden ben je genoodzaakt om een duurder abonnement te nemen.
Een offerte module geeft ondernemers de mogelijkheid om naast facturen ook offertes te versturen. Een offerte is een formele aanbieding van werkzaamheden of producten.
Steeds meer aanbieders bieden de mogelijkheid aan de klant om een offerte online te laten accorderen. In veel gevallen kunnen ze de offerte online ondertekenen. Zowel de afzender als de ontvanger ontvangen dan een kopie van de getekende offerte. Dit alles kan online en komt er geen papier meer aan te pas. Zo kan er snel tot een akkoord gekomen worden.
Met de komst van SEPA is er ook een nieuwe Europese mogelijkheid voor automatische incasso. Voordat u kunt gaan incasseren heeft u een incassocontract nodig van uw bank en een overeenkomst met uw klant. U kunt facturen maken zoals u dat gewend bent en de aanbieder zet een bestand voor u klaar welke u kunt aanbieden bij uw bank. In dit bestand zitten alle incasso opdrachten.
Ontvangt u betalingen via bankoverschrijving dan kan het een enorme klus zijn om de betalingen te verwerken in uw administratie. Met de bankafschriften import kunt u dit vereenvoudigen. U download uw banktransacties vanaf uw bankomgeving en importeert deze in uw facturatie pakket. Alle bijschrijvingen worden automatisch verwerkt en gekoppeld aan openstaande facturen. Zo kunt u honderden betalingen binnen enkele minuten verwerken, met minder kans op fouten.
Door ingekomen facturen te exporteren naar een (PAIN.001) XML-bestand kunnen betaalopdrachten eenvoudig worden doorgegeven aan de bank. Een verzamelbetaling verkleint de kans op fouten die bij handmatig invoeren van betalingen kunnen optreden.
SSL wordt door miljoenen websites gebruikt voor het beveiligen van de verbinding tussen de server en de bezoeker. Hierdoor zal alle informatie tijdens het transport vertrouwelijk blijven en niet leesbaar zijn door derden. Met uitzondering van de aanbieders zonder waardering is er sprake van een SSL verbinding. Sommige aanbieders scoren onvoldoende of zijn onjuist geconfigureerd. Voor uw financiële administratie is het raadzaam alleen voor aanbieders te kiezen met een "A" of "A+" waardering.
Omdat de IPv4 adressen steeds schaarser worden is de kans groot dat er een moment komt dat internetverbindingen uitsluitend met een IPv6 adres worden geleverd. De IPv4 wereld is niet te benaderen via het IPv6 internet. Aanbieders zonder een IPv6 adres zijn dus onbereikbaar wanneer je enkel IPv6 hebt.
De waarderingen zijn op basis van een analyse door websites ssllabs.com en Internet.nl. Lees ook artikel: 'Beveiliging online boekhoudpakketten onvoldoende'
Wanneer u een terugkerende dienst levert aan een klant of een product op abonnement verkoopt kunt u dmv periodieke facturen factureren. Deze kunnen veelal automatisch worden verzonden waardoor u daar geen omkijken meer naar heeft. Net als bij periodieke betalingen bij uw bank stelt u in vanaf wanneer een factuur moet worden verzonden en met welk interval. Dit kunt u vaak in dagen,maanden,kwartalen en (delen van) jaren instellen. Een factuur zal dan automatisch worden verzonden.
Ingekomen facturen, ook wel inkoopfacturen genoemd, zijn facturen die u als ondernemer ontvangt. Door deze te verwerken in uw facturatiepakket heeft u een duidelijk overzicht van kosten en baten, ook kunt u zien hoeveel voorbelasting (btw die u kunt aftrekken) u heeft betaald. Deze gegevens zijn belangrijk wanneer u aangifte bij de belastingdienst moet doen. Facturen kunt u inscannen of fotograferen waarna u ze binnen het facturatiepakket kunt uploaden. Deze zijn vervolgens eenvoudig te exporteren naar bijvoorbeeld een boekhouder.
Soms is het gewenst om bijlagen bij een factuur of offerte toe te voegen. PDF of Word bestanden waarin productinformatie staat, algemene voorwaarden of bijvoorbeeld een lijstje met specificaties van gewerkte uren.
Online betaalmethoden zijn erg handig. Ze stellen uw debiteuren in de gelegenheid een factuur direct online te voldoen. Omdat de klant de gegevens niet handmatig hoeft over te nemen (bedragen, klant-/factuurnummer en rekeninginformatie) is de kans op fouten veel kleiner. Andere voordelen zijn dat klanten in de praktijk sneller betalen en de betaling wordt automatisch verwerkt in uw administratie.
Net als bij iDeal is PayPal een online betaalmethode welke veel gebruikt wordt voor online aankopen. In tegenstelling tot iDeal waar je enkel een vaste prijs per transactie betaald in het bij PayPal zo dat je ook een percentage van het bedrag moet betalen. Het voordeel van PayPal is dat ook mensen met een creditcard via deze methode kunnen betalen.
Net als iDeal en PayPal is Bancontact Mister Cash een online betaalmethode. Deze is vooral populair bij onze zuiderburen. Mister Cash is de Belgische tegenhanger van iDeal. Omdat de klant de factuurgegevens niet handmatig hoeft over te nemen (bedragen, klant-/factuurnummer en rekeninginformatie) is de kans op fouten veel kleiner. Andere voordelen zijn dat klanten in de praktijk sneller betalen en de betaling wordt automatisch verwerkt in uw administratie.
Het komt wel eens voor dat debiteuren een factuur niet per e-mail maar met de reguliere post wensen te ontvangen. Door gebruik te maken van een afdrukcentrale kan dit geheel automatisch. Een afdrukcentrale zal uw offerte of factuur afdrukken (in kleur), in een envelop vouwen, frankeren en posten. De kosten voor het gebruik van een afdrukcentrale variëren per aanbieder. Het kan zijn dat de prijs afhankelijk is van de hoeveelheid pagina's en het land van bestemming.
Wanneer u de beschikking heeft over een digitale versie van uw briefpapier (in bijvoorbeeld PDF formaat) kunt u deze gebruiken om ook de digitale versies van uw uitgaande post te voorzien van uw huisstijl. Op die manier ziet uw digitale factuur er net zo uit als degene die u voorheen per post verstuurde.
Een application programming interface (API) is een verzameling definities op basis waarvan een programma of dienst kan communiceren met een ander programma of dienst. Door een API beschikbaar te stellen kunnen gebruikers een koppeling maken met andere of eigen software. Het gebruik van een API is wel wat ingewikkeld en niet iets voor de eenvoudige gebruiker.
Door uw facturatiepakket te koppelen aan cloudopslag zoals Dropbox, Google Drive en OneDrive worden uw facturen automatisch hierop opgeslagen. Zo heeft u een eigen backup en eenvoudig toegang tot al uw facturen vanaf uw eigen PC, laptop of smartphone. Als u uw boekhouder ook toegang geeft tot de cloudopslag kan hij/zij ook de facturen inzien. Het is bij sommige aanbieders ook mogelijk om exports van (ingekomen) facturen, klanten en incasso opdrachten te exporteren naar deze clouddiensten.
Het kan voorkomen dat uw klant een factuur wenst te onvangen in een andere taal. Bij sommige aanbieders kunt u daarom per klant een documenttaal instellen. Wanneer u een factuur opmaakt zullen de teksten op de factuur (document type, aantal, omschrijving, prijs, etc) worden omgezet naar de gewenste taal.
Net als bij taal is een andere valuta soms ook gewenst. Wilt uw debiteur de factuur in Dollars of Yen dan is dat bij sommige aanbieders mogelijk. De factuurbedragen zullen dan aan de hand van de dagkoers worden omgerekend en op de factuur worden vermeld.
We doen steeds meer onderweg op de smartphone. Op een klein scherm kan het gebruik van de normale website onhandig zijn. Een mobiele interface of app maakt het werken op een smartphone een stuk eenvoudiger. Of het nu gaat om het bijwerken van betalingen, het registreren van uren of het opstelen en bijwerken van facturen en offertes. Een app is een programma wat je op de telefoon moet installeren. Dit is type gebonden (zoals iPhone, Android of Windows Phone) en vereist bij updates dat de klant deze installeerd. Bij een mobiele interface krijgt u de speciale weergaven automatisch wanneer u de reguliere site bezoekt vanaf een smartphone. U hoeft geen updates te installeren en het is platform onafhankelijk. Het werkt dus op alle smartphones of u nu een iPhone, Android (Samsung, LG, Nexus) of Windows Phone gebruikt.
Hiermee kunt u eenvoudig uw uren en tijden bijhouden per klant en/of project om deze vervolgens te kunnen factureren. Sommige aanbieders bieden de mogelijkheid om uw uren bij te houden d.m.v. een app voor op de smartphone.
Met de ondersteuning voor meerdere gebruikers kunt u andere mensen toegang geven tot uw administratie en deze bepaalde rechten toekennen. Zo kunt u uw boekhouder bijvoorbeeld toegang geven tot de verzonden facturen en de rapportages maar hem niet toestaan om facturen op te maken. Een ander scenario zou kunnen zijn dat u ander personeel offertes laat opmaken maar hen geen toegang wil geven tot de rapportages en omzetdata.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een facturatienetwerk dat in 2008 door de Europese Commissie in het leven werd geroepen. Het biedt een veilige manier om elektronische facturen in uiteenlopende formaten uit te wisselen met overheidsinstellingen en bedrijven in lidstaten van de EU die met dit netwerk zijn verbonden.
De kosten en prijsmodellen verschillen enorm. Bij sommige aanbieders betaal je vast bedrag per maand of jaar en bij sommige aanbieders betaal je voor wat je gebruikt (bedrag per document, met vaak een maximum bedrag per maand). Bekijk eerst zorgvuldig welke kosten je kwijt bent in jou situatie. Let ook op verborgen of bijkomende kosten voor losse diensten.
Met voorraadbeheer wordt bijgehouden hoe vaak een specifiek product verkocht is. Hierdoor heb je een beter overzicht van de voorraad en wanneer je producten moet bijbestellen. Ook is het bij sommige aanbieders mogelijk om de omzet en verkoopaantallen per product(groep) uit te lezen.
Door gebruik te maken van optische karakter herkenning (OCR) en detectiesoftware is het mogelijk om gegevens van een ingekomen factuur geautomatiseerd uit te lezen en zo te assisteren met het inboeken van facturen. Zo kunnen factuurnummers, bedragen, crediteur- en bankgegevens automatisch worden ingevuld. Hoe goed deze functie werkt verschilt per aanbieder en sommige aanbieders rekenen extra kosten voor het gebruik van deze functie.
Werkt u regelmatig op locatie of heeft u een "auto van de zaak" dan kan het noodzaak/handig zijn om uw ritten en gereden kilometers te registreren. Sommige aanbieders bieden deze registratie in zeer eenvoudige vorm, anderen zijn heel uitgebreid en bieden beheer voor een compleet wagenpark. Controleer eerst of de mogelijkheden van de aanbieder voldoen aan je eisen.
Opmerking: Wij doen ons uiterste best om bovenstaande gegevens zo actueel mogelijk te houden. Indien u van mening bent dat iets incorrect of onvolledig is, neem dan contact met ons op. Je kunt ons ook vinden op Twitter en Facebook